Зачем нужен тайм-менеджмент

Зачем нужен тайм-менеджмент?


Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен?
Если коротко и по существу, то тайм-менеджмент – некая система правил и принципов, позволяющая управлять своим временем и, грубо говоря, ВСЕ успевать.
Зачем нужен тайм-менеджмент? Ответ очевиден. Чтобы успевать сделать то, что нужно; то, что хочется; то, что поможет достичь своих целей.
ВНИМАНИЕ! Далее я буду описывать все, имея в виду в первую очередь себя, во вторую очередь – тех, кому подходит описание. Ни в коем случае не претендую на то, что все люди именно такие, как будет сказано далее.
Итак, почему я задумалась о том, что пора внедрять в свою жизнь тайм-менеджмент? Потому, что я практически постоянно не успеваю сделать те дела, что очень важны для меня. Такое случается по разным причинам.

Глядя на себя, я заметила следующее. Например, утром свободного дня я встаю с мыслью “Сегодня надо поработать”. Окей. Но перед тем, как работать, надо посидеть в интернете (по якобы уважительной причине – “надо проснуться”). Процесс просыпания обычно затягивается до обеда. Потом обед – это еще около часа по времени. После обеда, казалось бы, нет причин не поработать. Но я зависаю в интернете снова – то твиттер, то форумы (успокаивая себя тем, что форумы нужны “для дела” – читаю про фото, про оборудование, про микростоки), то новости (ну как же – ведь надо быть в курсе событий!). Так проходит еще часа 3-4, а потом уже нет смысла начинать работать, ведь скоро ужин. После ужина уважительных причин не работать не осталось совсем, но тут приходит мама/бабушка и просит что-то сделать. Чтобы не ссориться, я иду и выполняю просьбу. По пути отвлекаюсь на телевизор, на книжку, начинаю играть в Angry Birds… А тут уже и спать пора. Вот и поработала.

Такая ситуация мне надоела. Я стала думать о том, как справиться с бардаком в голове и в делах, и логичным путем пришла к идее тайм-менеджмента.
Сначала я прочитала несколько статей на тему тайм-менеджмента, но это все было не то. Ежедневники, планы, цели… Сплошная теория, никакой практики. И тут мне повезло. В он-лайн билтиотеке я наткнулась на аудио-книгу Тайм-менеджмент для лентяев. Длительность всего 2 часа – как раз хватит на путь от дома до работы и обратно. Послушав, я поняла, что это тот самый пинок под зад, что мне необходим. Да, автор говорит об очевидных вещах, уже слышанных мною не раз, но он дополняет их примерами из своей жизни, и теория волшебным образом превращается в практику, давая мозгу четкие образы. Если не лень – послушайте. Это может оказаться интересным и полезным.
Что я вынесла из данной аудио-книги?
1. Во-первых, нужно определить для себя цели. Целеполагание – первый важный принцип управления временем. Если не будет четкой цели, не будет и четкого плана действий, который приведет к достижению результата. Целеполаганию нас учили в университете, и тогда у меня даже получилось что-то. Увы, потом это забылось. А ведь верна теория о том, что записанное на бумаге скорее всего случится, чем то, что есть только в мыслях.
2. Во-вторых, нужно планировать свой день. Не обязательно в виде “8 утра – подъем, 8.30 – завтрак” и так далее. Самое главное – видеть перед собой план дел, которые нужно сделать именно сегодня. И еще: очень важно ранжировать дела по важности. Сначала нужно делать самое важное и неотложное. То, что надо сделать именно сегодня, иначе последствия будут печальны. А остальные, менее важные дела, могут подождать или же вообще остаться не сделанными. При планировании важно учитывать и то, что день не резиновый. Если пытаться впихнуть в 24 часа дела, на выполнение которых потребуется 48 часов, Вы не преуспеете и разочаруетесь в идее планирования. Планируйте то, что реально сделать. И оставляйте время для форс-мажорных событий, ведь часто бывает так, что надо бросить все дела и бежать спасать планету. Без шуток.
3. В-третьих, надо стараться отбросить все лишнее и отвлекающее. Зачем читать твиттер? К чему приведет чтение новостей и форумов? Прироста дохода это не даст. Обогатит новыми знаниями? Допустим. А эти знания дадут прирост дохода? В 99% случаев нет. Тогда ЗАЧЕМ это нужно? Правильно, для того, чтобы просто занять время. Без цели, без результата.
Это не значит, что нужно становиться роботом и заниматься только важными делами, забросив семью, друзей, книги и фильмы. Вовсе нет! Отдых – не менее важная составляющая тайм-менеджмента. Без отдыха никакая работа не принесет удовольствия. Только отдых тоже нужно планировать. В том смысле, что надо отдыхать качественно и ограниченно по времени. И не постоянно, а в перерывах от работы.
Для себя я поняла следующее: чтобы с легкой душой отдыхать, гулять, встречаться с друзьями, сначала надо сделать работу. Чтобы сделать работу, надо распланировать свой день. А еще лучше – распланировать неделю. Как там? Сделал дело – гуляй смело!
Допустим, я ставлю перед собой цель – сделать 100 фотографий за неделю. Как бы я поступила по привычке? Пн – лень и отдых, вт – работа в офисе, ср – офис + 20 фото, чт – работа в офисе, пт – отдых и встречи. Перед выходными меня бы разбирали сомнения: вроде бы надо поработать, потому что я это планировала, но, с другой стороны, хочется встретиться с друзьями. В итоге получалось: сб – отдых и встречи, вс – отдых и встречи. Что имеем в итоге? Ничего! С друзьями встретилась, работу не сделала. В чистом остатке имею неудовлетворенность, невыполненный план, минус в доходах.
Как делать правильно?
Пн – 40 фото и отдых, вт – офис, ср – офис + 20 фото, чт – офис, пт – 40 фото и отдых. К выходным я подхожу с выполненным планом и могу с чистой совестью делать домашнюю работу, гулять, развлекаться и встречаться с друзьями. В профите имеется выполненный план и удовлетворение своей жизнью. В мозгу не свербит мысль “опять неделя ни о чем”. Прекрасно? Прекрасно!
4. Мало просто отбросить лишние дела, не приносящие толка. Если появится много свободного времени, оно опять будет использовано не так, как хотелось бы. Обязательно нужен план дел на день (хотя бы на день), иначе освободившееся от твиттера и форумов время окажется занято книжкой, телевизором или ковырянием в носу.
Наверняка те, кто в школе посещал какие-то кружки и секции, замечали, что они прекрасно успевают сделать домашнее задание для школы и домашнее задание для кружка, погулять с друзьями и помочь родителям с работой по дому. По крайней мере у меня было именно так. 6-7 уроков 5 дней в неделю, 4 часа хора, 2 часа сольфеджио и 2 часа фортепиано. Плюс море домашних заданий. При этом я успевала ВСЕ. А после окончания музыкальной школы все пошло под откос. Домашние задания я стала делать в школе на переменке, погулять почему-то не успевала. Зато на компьютер и телевизор тратила все свое время: с 15.00 до 23.00 каждый день. Почему? Потому что не было цейтнота, не было плана, не было границ.
Вывод? Если нет ограничения по времени, создайте его искусственно. Только без фанатизма

Резюмируя, хочу сказать, что тайм-менеджмент – очень хороший инструмент, если пользоваться им умело. Не надо пользоваться специальными программами с графиками и отслеживанием выполнения задач. Не надо строить невыполнимых планов. Не надо убиваться и расстраиваться, если не удалось выполнить план на 100%. Надо: выбрать для себя приоритетные задачи, выделить для них время и четко следовать этому. В конце недели желательно проанализировать итоги и составить план на следующую неделю. Тогда задачи будут выполнены, совесть будет чиста, и будет проще найти время для отдыха.
На составление плана уходит не так уж много времени. Минут 20 у меня заняло составление плана на неделю с разбивкой по дням. Много ли это? Я считаю, что нет.
И еще одна очень важная мысль, почерпнутая мной из книги. Если вдруг какое-то дело не получается сделать или доделать день, два, неделю – не стоит отчаиваться. Может быть два варианта развития событий, и оба хорошие. Первый: если это важное дело, то рано или поздно оно будет сделано. Второй: вполне может оказаться, что дело, кажущееся важным, не является таковым на самом деле, и Ваша интуиция пытается подсказать Вам это, строя препятствия.

Наконец, хочу остановиться на том, почему тайм-менеджмент так важен именно для меня.
В фотобанках очень жесткая конкуренция. Ежедневно сотни фотографов загружают свои работы на фотобанки. Если не делать так же (не грузить фотографии ежедневно), есть вполне реальный риск остаться с носом, потому что фотографии в поисковой выдаче отображаются по времени загрузки. Если не грузить новые работы, ранее загруженные уйдут на 10-ую, 100-ую страницу в выдаче. Каковы шансы, что покупатель дойдет до 100-ой страницы поиска? Практически нулевые. Вывод – фото надо грузить постоянно. Чтобы грузить фото постоянно, надо распланировать свое время так, чтобы каждый день в арсенале имелся десяток фотографий, готовых для загрузки. Тут-то и пригодится тайм-менеджмент.

Пожалуй, получилось несколько сумбурно. С радостью готова обсудить спорные моменты и просто побеседовать на тему
Повторюсь, что не претендую на истину. Сужу лишь по себе и для себя. Для меня план чрезвычайно важен, без плана я попросту не умею работать.

Для чего нужен тайм менеджмент в работе

Для чего нужен тайм менеджмент в работе

Приветствую вас, уважаемый читатель. Вы устали от того, что приходится меньше времени проводить с семьей и родными, чтобы всегда успевать сдавать заказы своевременно? Или может не знаете, как настроить рабочий процесс в своем подразделении, офисе, бизнесе, чтобы быстрее и качественнее выполнять поручения? Перестаньте быть заложником, узнайте, что такое тайм менеджмент в работе, и станьте свободным, а главное, преуспевающим.

Зачем нужен тайм менеджмент

Любой человек, особенно зрелого возраста, скажет: «Если бы у меня было больше времени, то я прожил бы свою жизнь иначе». И это действительно так. Как проходят недели обычного человека (сотрудников различных организаций)? В будни: ранний подъем, преодоление толкучки и давки в транспорте по дороге на работу, трудовые часы, вечерняя «давка» в общественном транспорте или пробке, ужин и сон. А в выходные? Отдых, уборка, поход по магазинам и так по кругу. По-вашему это жизнь, насыщенная красками и радостными событиями?

Может стоит внести некие коррективы в обыденность, чтобы получить больше свободного времени, начать радоваться жизни? Многие даже не замечают «пожирателей» основных ресурсов, избавившись от которых, можно стать свободнее. Что это такое? Смотрите примеры:

  • социальные сети;
  • телевидение;
  • постоянное чтение писем, приходящих на электронную почту и т.д.

Естественно, если это часть вашей работы, то полностью отказываться от них не стоит, но вот, подкорректировать желательно. Например, вы используете, раскручиваете группу в социальных сетях и постоянно отвлекаетесь на свой профиль, читая сообщения, полученные от подписчиков. Верно? Таким образом, вы тратите на работу кучу времени, хотя, порой, задание можно выполнить за пару минут.

Следовательно, если найти правильный подход, например, воспользоваться принципом «Помидора», то можно успеть выполнить задание, а освободившийся промежуток, посвятить себе (заняться саморазвитием). Легко? Примеров существует множество и некоторые из них раскрыты в моих предыдущих обзорах, с которыми вы можете ознакомиться в любое время. Но помните: «Не откладывайте на завтра то, что вчера перенесли на сегодня». Решили меняться, значит действуйте.

Есть много принципов, освоив которые вы научитесь избегать завалов не только в компании, но и в жизни. Вспомните, сколько раз вы обещали съездить в гости к бабушке, посетить врача или позвонить другу? Эти дела никуда не пропали, они просто весят мертвым грузом и ждут своей участи. Евгений Попов в своем курсе «Хозяин времени» тщательно разбирает такие ситуации и наглядно показывает пути выхода из таких тупиков.

Читайте также:  Как предупредить гастрит и диета при заболевании

Главной особенностью тайм менеджмента является необходимость планирования вашей деятельности, следовательно, познакомившись с этим первым принципом системы, вы уже начнете осознавать свои проблемы, а углубившись в познания – станете успешным. Хотите меняться? Тогда начинайте с себя и помните, что исправить мир практически невозможно, а вот свое отношение ко всему, что в нем происходит – легко.

Если с важностью тайм менеджмента для простого человека понятно: помогает изменить отношение к проблемам и научиться справляться с поставленными задачами и находить свободное время для себя и своей семьи, то для руководителя – это просто необходимость. Почему?

Все дело в том, что главное задачей менеджера является организация работы предприятия, отдела. Вы согласны? А как можно научить сотрудников справляться с поставленными задачами, если не знать это самому? Вот здесь на помощь и приходит система четкого распределения основных ресурсов человечества (времени, возможностей и сил).

Тайм менеджмент для руководителя

Не редки случаи, когда руководитель дает кучу заданий одному человеку, считая, что тот может все. Вам это знакомо? А ведь это неверный подход, грамотнее будет, разделить задачу между несколькими сотрудниками, разбирающимися в отдельных областях, чтобы потом получить качественный результат. Вот об этом и говорится в системе тайм менеджмента. Давайте разбираться.

У руководителя есть 2 типа работы:

  • собственная деятельность;
  • делегирование (так называемый контроль за вверенной ему областью).

Только опытные менеджеры, знают, что больше всего времени нужно уделять этапу планирования, а не контролю за сотрудниками. Почему так происходит? Если вы, будучи руководителем, проведете анализ своих подчиненных, выявите их отличительные черты и особенности, то сможете правильно подобрать для них оптимальный объем работы. Согласны?

Следовательно, получив заказ на составление проекта детского сада, вы сможете распределить обязанности между ними, а не отдавать работу одному сотруднику. Почему это выгодно? Смотрите:

  • Мария мастерски владеет дизайном;
  • Иван знаток в строительстве;
  • У Вероники трое детей.

Если объединить этих трех людей, то можно быстро составить такой проект, который будет удовлетворять не только требованиям заказчика, но и сможет выиграть конкурс, ведь будет красивым, функциональным и удобным. С этим разобрались.

Будучи руководителем, нужно уметь мотивировать своих сотрудников на труд. Как это сделать? Используйте принципы тайм менеджмента. Например, приглашайте на работу за полчаса до старта и предоставляйте горячий чай с печеньем, чтобы дать сотрудникам возможность пообщаться, поделиться эмоциями.

После этого желательно проводить летучку, на которой мотивировать сотрудников. Здесь очень полезно выставлять напоказ некие конкурсы, раздавать призы победителям. Например, вы проводили конкурс «Привлеки клиента», за него обещали призы (премию). Кого это может мотивировать? Всего нескольких человек. А если вы сделаете вот, что:

  • Надуете воздушные шары;
  • В них вложите купюры и монетки;
  • И выдадите каждому участнику конкурса количество дротиков, равное приведенным клиентам.
  • Пусть сами выбивают себе подарки.

Такой подход будет мотивировать всех сотрудников стараться, чтобы получить больше возможностей. Вы согласны?

Изучайте основы тайм менеджмента, делитесь своими наработками, проводите обучения, ищите новые способы мотивации сотрудников и тогда вы станете руководителем образцового отдела, а главное, завоюете уважение.

Тайм менеджмент – система, разработанная для помощи людям, позволяющая осознать важность такого невозобновимого ресурса, как время. Научитесь управлять им самостоятельно и поделитесь полученными знаниями с другими, кликая по клавишам социальных сетей, в которых имеются рабочие аккаунты. Ну, а я прощаюсь с вами и надеюсь вновь встретиться на просторах своего блога.

С уважением, Елена Изотова.

Тайм менеджмент на работе. Зачем, кому и как?

Сколько статей написано на эту тему и сколько набито профессиональных шишек первопроходцами. Тайм менеджмент — наука. Без преувеличения. А потому у нее есть свои законы и правила. Освоить предмет не трудно, главное четко понимать цели. Если перед вами задача — повысить показатели эффективности, уделите время прочтению. Будет интересно.

Кому нужен тайм менеджмент?

Сразу ответим на этот вопрос — всем. Не имеет значение фрилансер вы, индивидуальный предприниматель с двумя подчиненными или руководитель крупной компании. А все для того, чтобы:

  1. разграничить рабочее и личное время;
  2. опережать конкурентов;
  3. делать больше за короткий срок;
  4. контролировать и своевременно исправлять ошибки;
  5. избавить себя от стресса;
  6. увеличить прибыль.

Последний, шестой пункт — есть главная цель любого бизнеса. Еще в прошлом веке люди озадачились, как усовершенствовать процессы. Тайм-менеджмент — стал одним из инструментов достижения эффективности.

Зачем нужен тайм менеджмент?

Затем, чтобы грамотно распоряжаться рабочими часами, при этом оставляя личное — личным. Если обратить внимание на цифры, даже менеджеры порою неграмотны в вопросах организации дня. Представим: крупный автосалон и специалиста по продажам, который тратит:
30 минут на заполнение ежедневных отчетов, от сорока до пятидесяти — на еженедельные. Дальше больше — полтора часа, чтобы отчитаться за месяц работы и три часа на ежеквартальный. Не менее отрицательно сказываются на показателях потери при выполнении обыденных функций. 34% опрошенных сотрудников уделяют порядка часа на проверку почты, 22% и вовсе пропадают в мире социальных сетей, игнорируя выполнения обязанностей. Страдают при этом качественные показатели и тогда возникает вопрос о необходимости регулировать процессы.

Правила тайм менеджмента.

Это не теория, практикум на тему.

    Определите цель. Не расплывчатый образ грядущего светлого будущего, а четкую картину. Не надо строить наполеоновские планы, надо понимать хватит ли знаний и возможностей сделать запланированное. Больше конкретики, меньше риторики. Как это сделать:

а) разработать систему ценностей. Иначе можно “расплескать” результат. Надо четко следовать постулатам и не изменять принципам компани;

б) учесть возможные ошибки. Это обезопасит процесс. Уезжая в отпуск за границу, вы оформляете медицинскую страховку, чтобы не рисковать здоровьем? Так зачем рисковать бизнесом? Продумайте пути обхода критичных ситуаций;

в) определите последствия достижения цели. Какой будет радиус положительного действия при достижении цели? Узнаваемость бренда? Лояльность клиентов? Рост прибыли? Вас должны стимулировать дополнительные бонусы.

А теперь о том, как организовать тайм-менеджмент. Можно пойти по пути наибольшего сопротивления, используя сложные практики, а можно обратиться к IT-решениям. Программы учета рабочего времени значительно облегчат процесс, например, CrocoTime. Распределение работы с использованием этой программы поможет успевать сделать все, что намечено в рамках реальных планов, за счет продуманных механизмов.

Планируйте. При планировании с CrocoTime появляется возможность не потерять список действий, написанный от руки, у вас будет доступный в любое время электронный вариант. При этом можно задать алгоритм всей компании, подразделению, отделу и определенному сотруднику. В отчетах будет видно — кто и на каком этапе дает сбой в реализации и принимать своевременные меры для стабилизации ситуации.

Расставляйте приоритеты. Воспользуйтесь принципом Парето: 20% усилий, 80% результата. Или поступите как Стив Джобс, который из ста предложенных проектов, выбирал первые три. Нельзя успеть все и сразу. С использованием CrocoTime расставить приоритеты и следить за тем, чтобы ничто не отвлекало — легко. Программа дает возможность ставить определенные задачи на час/сутки/неделю/месяц и следить за реализацией. При этом агент фиксирует отвлечения: использование непрофильных программ и сайтов, социальных сетей, развлекательных пабликов.

Не отвлекайтесь. Сфокусируйтесь на главном. Делегируйте полномочия, если это касается второстепенных целей, научитесь говорить “нет”, не берите на себя работу коллег/подчиненных. Сфокусироваться и добиться самодисциплины возможно за счет следующих функций CrocoTime:

а) мониторинга, который покажет сколько времени вы или ваши сотрудники потратили на выполнение той или иной задачи, сколько раз отвлекались и на какие дела;

b) фиксации времени начала работы/перерывов/перекуров/ранних уходов/переработок, а значит можно легко скорректировать график.

  • Разграничьте жизнь. Работу от личного научитесь разделять. 40 часов в неделю вы профессионал, остальное время — занимайтесь своими делами, которые не имеют с карьерой ничего общего. Не несите домой работу и наоборот. Оставить время для личного будет проще, когда вы проанализируете будни и будете понимать, сколько успеваете, тогда вы начнете ставить перед собой реальные цели.
  • В плюсы использования программы учета рабочего времени отнесем:

    • возможность анализа — сколько разные сотрудники тратят сил и времени на выполнение одинаковых функций;
    • на решение каких задач уходит больше всего времени;
    • оценка актуальности графика;
    • определение бесполезных сотрудников. (Вшить ссылку на статью — кого уволить).

    Рори Ваден провел уникальное исследование, пока писал книгу “Вверх по ступеням: семь шагов на пути к настоящему успеху”. Результат оказался предсказуемо обидным — мы привыкли все откладывать на последний момент:

    Сотрудникам необходимо четко понимать, что своевременное выполнение работы упростит им жизнь и поможет быстрее добиться поставленных целей. Если они осознают всю важность решения своих задач с точки зрения достижения стоящих перед ними целей, они и вести себя будут совсем по-другому. Особенно актуально это для менеджеров, контролирующих работу подчиненных”.

    Тайм менеджмент придуман не просто так, не забавы ради ведущие мировые компании внедряют практики способные повышать эффективность, используя мудрое распределение работы и контроль. Жесткая экономическая политика не оставляет времени на долгие решения, а IT-решения могут помочь сократить путь от идеи до момента ее реализации, снизив потери.

    Прочитайте другие статьи в нашем блоге

    Сокращение численности штата. Кого уволить?

    Вопрос о снижении издержек на содержание персонала стал актуальным в 2009 году. Тогда кризис смыл с лица экономики мелкие компании. На плаву остались те, кто не сменили приоритеты в организации труда. Аналитики прогнозируют, что в 2018 за бортом окажутся 20% банковских работников.

    Как контролировать сотрудников?

    Статистика Всемирной организации труда говорит о том, что количество сотрудников, которые работают вне офиса с каждым годом растет. Например, в Японии 40% персонала трудятся удаленно. В России, опираясь на нынешнюю ситуацию в бизнесе, специалисты прогнозируют резкий рост числа фрилансеров к 2020 году.

    Почему тайм-менеджмент так важен?

    Причин, по которым человек может заинтересоваться тайм-менеджментом много. Тем удивительнее, что даже банальный список дел на день составляет в лучшем случае один человек из десяти.

    Итак, вот причины:

    • Есть много вещей, которые вы хотите сделать, и много навыков, которыми хотите овладеть, но по какой-то причине вам не удается это сделать. Что любопытно, в этом случае неумение распоряжаться своим временем не всегда оценивается как главная причина.
    • Постоянные проволочки, нарушенные сроки сдачи проектов.
    • У вас есть огромный список для чтения, но не хватает даже не времени, а энергии на то, чтобы это все читать. Опять же, человек может обвинить во всем внешние факторы или свой организм, хотя дело совсем не в этом.
    • Вы ловите себя который день подряд на одной и той же мысли: вы так устали и весь день были заняты, но по сути ничего не сделали. Причина в том, что вы не умеете расставлять приоритеты. А это основа основ тайм-менеджмента.
    • У вас ужасная работа и вы решили днем работать, а вечером обучаться навыкам, писать книгу, заниматься программированием, чтобы сменить сферу деятельности через время. Но угадайте что? Вечером нет ни желания, ни энергии.

    Во всем этом вы не одиноки.

    Почему мы чувствуем опустошение и как преодолеть это?

    К концу дня уровень энергии падает. Мы теряем утреннюю искру интереса и все становится скучным и тяжелым. У всех нас 24 часа в сутках, но разный уровень энергии. Мы обязательно хотим закончить все пункты нашего списка дел, но во многом это зависит от запаса сил, а не от времени.

    Мы считаем, что изучение более эффективных методов управления временем поможет нам. И почти никогда не обращаем внимания на свой энергетический цикл. Это горький факт. Помните, что время ограничено и как бы вы ни старались управлять им, у вас все так же всего 24 часа в день. Мы не можем добавить дополнительный час. Но мы, безусловно, можем возобновить, восполнить свою энергию и использовать ее более эффективно, чтобы сделать больше работы до конца дня. Больше энергии означает больше работы.

    Энергия функционирует в рамках цикла расходов и возобновления. Некоторые люди с самого утра начинают тратить энергию так сильно, что днем ее уже не остается. Приходится остаток дня проживать на автопилоте. Другие же восполняют энергию каждые несколько часов. Плюс, они и расходуют ее более разумно.

    Читайте также:  Любит – не любит?

    Как восполнить свою энергию?

    Журналист и писатель Тони Шварц говорит: «Мы не должны работать на высоких скоростях, непрерывно, в течение длительных периодов времени. Наука говорит нам, что мы продуктивны, когда ритмично балансируем между расходом и возобновлением энергии. Это реальность, которую компании должны принять, чтобы стимулировать устойчивое взаимодействие и высокую производительность».

    Мы, люди, обладаем четырьмя уровнями энергии: физическим, ментальным, эмоциональным и духовным. Давайте выясним, как мы можем повысить нашу энергию на всех четырех уровнях, чтобы управлять своим ритмом в гармонии.

    Физическая энергия

    Физическая энергия является основой всех других энергий. Она состоит из сна, фитнеса, правильного питания и т.д. Ваше тело устало после долгих часов работы. Пища и надлежащий отдых — это два основных энергетических ресурса для организма.

    • Кровь. Недостаток гемоглобина или железа — главная и истинная причина вашей слабости.
    • Диета. Вы — это то, что вы едите. Чувство тяжести после еды является признаком того, что вы неправильно питаетесь. Пища также влияет на нашу продуктивность. Можно экономить на всем, но на здоровых и свежих продуктах нельзя.
    • Физические упражнения. Да, упражнения подпитывают вас. Не только спортсмены, но и все успешные люди включают спорт в свою жизнь. Высокоинтенсивное кардио, йога, растягивание или даже простая прогулка помогут вам снова активироваться после долгого сидения на одном месте.
    • Используйте техникуPomodoro: работайте 25 минут, после чего устраивайте 5-минутный перерыв.

    Эмоциональная энергия

    Чувства и эмоции влияют на вашу работу. Эмоциональная энергия — это культивирование конкретных эмоций, которые помогают быть продуктивным.

    • Станьте осведомленными об утечке энергии: к вечеру уровень энергии снижается. Когда это происходит, мы чувствуем усталость и негативные эмоции, такие как раздражение, гнев, негативный настрой, сонливость, которые лишь нарастают. Поэтому для начала просто будьте осведомлены об этом. Это поможет не впасть в панику, когда случится с вами в очередной раз.
    • Глубокое дыхание: глубокое дыхание в брюшной полости помогает мгновенно поднять уровень энергии. Изучите дыхание Уджайи или Анулом-Вилом (альтернативное дыхание), это поможет вам повысить уровень вашей энергии. Глубокий вдох помогает каждой клетке организма наполниться кислородом, а длительный выдох помогает выкинуть усталость и негативные эмоции.
    • Цените людей вокруг вас: когда мы выражаем искреннюю признательность кому-то, это помогает дарителю так же, как и получателю. Цените то, что у вас есть.
    • Обратите внимание на то, что говорите себе. Если в ваших внутренних речах много негатива, избавьтесь от него.

    Ментальная энергия

    Ментальная энергия — это умение глубоко сосредоточиться и переключаться намеренно между краткосрочным и долгосрочным целевым мышлением.

    • Избегайте многозадачности: мы часто гордимся тем, что говорим: «Я делаю много дел одновременно». Однако это изматывает нашу ментальную энергию очень быстро. Лучше последовательно делать дела, чем одновременно.
    • Ясность намерения: ваше спокойствие приходит через ясность мыслей. Всегда имейте ясность относительно того, почему вы делаете то, что делаете. Помня об этом, вы всегда будете держать свое мышление в порядке.
    • Визуализация: иметь четкое представление о том, чего вы хотите достичь. Визуализируйте, как вы себя чувствуете, если достигнете поставленной цели? Вы счастливы? Горды? Мысль об успехе, достижении, прогрессе или процветании придаст вам новый энтузиазм.

    Духовная энергия

    Духовная энергия — ваша высшая цель служить делу, которое больше, чем ваша жизнь.

    • Распределение энергии и времени для важных областей жизни. Существует три основных направления жизни: здоровье, богатство и отношения. Чтобы добиться баланса между ними, вам нужно экономить время и уделять должное внимание каждому из них.
    • Жизненные ценности в повседневном поведении. Вы знаете, за какие ценности выступаете? Честность, доверие, правда или что-то еще? Отразите эти ценности в своем повседневном поведении.

    Помните, что тайм-менеджмент — это не только умение распоряжаться своим временем, но и своей энергией. Важно не только сделать как можно больше, но и не уничтожить свое здоровье. Во всем нужен баланс.

    Тайм-менеджмент: как управлять временем

    Что такое тайм-менеджмент

    Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

    Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80 .

    В современности тайм-менеджмент стал одной из необходимых практик продуктивных деловых людей. Благодаря информационным технологиям появляется множество инструментов автоматизации нашей работы и высвобождения времени на более важные задачи. Со своей стороны Calltouch вносит лепту в прогресс, разрабатывая сервисы наподобие Оптимизатора, который автоматизирует управление рекламными кампаниями, освобождая маркетологов от рутины. Инструмент для читеров, которые готовы доверить оптимизацию кампаний в Яндекс.Директ и Google Ads автоматизации.

    Оптимизатор

    • Забудьте про ручное управление ставками, машинное обучение сделает все за вас
    • Полная интеграция с Яндекс.Директ и Google Adwords
    • Автоматическая оптимизация ставок для получения большего количества лидов
    • Бесплатно для клиентов Calltouch

    Зачем нужен тайм-менеджмент

    Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

    Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

    Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

    Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

    Принципы тайм-менеджмента

    В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

    Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

    Мотивация

    Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

    Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

    • Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
    • Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
    • Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
    • Не хотите делать, но вынуждены;
    • Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
    • Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

    Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

    Принцип планирования

    Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

    • Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

    То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

    Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

    Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

    • Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

    Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

    Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

    • В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

    Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

    • Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель.

    Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

    Читайте также:  Современный женский корсет

    Принцип структурирования

    Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

    Принцип приоритетов

    Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

    Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: « 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата» .

    Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

    Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

    • Конкретными (Specific);
    • Измеримыми (Measurable);
    • Достижимыми за адекватное время (Attainable);
    • Актуальными (Relevant);
    • Ограниченными во времени (Time-bound).

    Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

    Рациональный подход к привычкам

    Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

    Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

    • Избавьтесь от вредных привычек.

    Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

    • Заведите новые полезные привычки.

    Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

    Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.

    Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

    Матрица управления временем

    Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

    Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

    Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

    Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

    Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время.

    Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

    Для чего нужен тайм-менеджмент и можно ли обойтись без него

    Миллионы людей в этом мире ничего не знают или почти ничего не знают о . Однако они спокойно живут, ходят на работу и решают свои повседневные проблемы. Нередко они даже добиваются успехов в жизни, а их мечты иногда сбываются. Возникает закономерный вопрос: для чего же тогда нужен , если люди способны обходиться и без него?

    На самом деле, есть по крайней мере четыре веских причины научиться «управлению временем». Рассмотрим их по порядку.

    Причина 1. Больше успевать

    Сегодня на человека обрушиваются тысячи дел. Ему регулярно подкидывают работу начальники, клиенты, коллеги, чиновники и домочадцы. Ему приходится «воевать» с и жизненными обстоятельствами. У него есть собственные потребности, которым тоже нужно уделять время.

    Неудивительно, что многие просто тонут в этих делах, так и не успевая толком ничего сделать. За этими людьми незримо тянется череда не сданных вовремя отчетов, недоделанных ремонтов, заброшенных тренировок и нарушенных обещаний. Как следствие, их постоянно преследуют стрессы и хроническая усталость.

    — Ах, если бы только в сутках было больше времени! — говорят они.

    Однако причина этих бед часто не в отсутствии времени, а в том, что люди не умеют правильно его использовать. Они не умеют ставить перед собой цели и задачи и предпочитают действовать «по обстоятельствам». Они не умеют отделять важное от неважного и тратят драгоценные минуты на пустяки. Не умеют бороться с отвлечениями и грамотно выстраивать свою работу.

    Именно для решения этих проблем и нужен . Вместо спонтанного «хватания за все подряд», он предлагает человеку использовать эффективные алгоритмы для работы с целями и задачами, для расстановки приоритетов и борьбы с поглотителями времени. Сегодня в его арсенале тысячи приемов, которые помогают людям благополучно справляться с потоком дел, не испытывая при этом паники и стресса.

    Причина 2. Находить время для важных дел

    В наши дни многие ощущают хроническую нехватку времени. И тот поток дел, о котором мы писали выше — это лишь часть проблемы. Телевидение, интернет, мобильные телефоны, назойливая реклама и навязчивые коммерсанты — все они тоже воруют у нас драгоценные минуты. В результате современный человек тратит свою жизнь на что угодно, но только не на себя.

    Такой дефицит времени нередко имеет весьма печальные последствия. Это родители, которые с утра до вечера проводят на работе и не могут выделить время на своих детей. Это несостоявшиеся писатели, которые не способны найти хотя бы один час в день для своей книги. Это спортсмены, которым некогда заниматься спортом, и меломаны, которые годами не посещают концертов. Часто людям не хватает времени ни на здоровье, ни на духовный рост, ни даже на личную жизнь.

    дает человеку возможность организовывать свое время так, чтобы важные дела не оказались забыты. Он помогает быстрее справляться с рутиной и говорить «нет» ненужной работе, помнить о своих настоящих целях и не тратить жизнь на чужие интересы.

    Причина 3. Достигать целей

    Многие наши современники — это ходящие кладбища несбывшихся надежд. мечтает о своем доме, но годами живет в тесной малосемейке. мечтает стать программистом, но целыми днями перекладывает бумажки в государственной конторе. мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не смог выбраться за пределы своей области.

    Часто люди просто не знают, что делать со своими мечтами. Придавленные работой и бытом, они постепенно перестают замечать те возможности, которые их окружают. Они уже не верят в себя: им начинает казаться, что только чудо может сделать их мечты реальностью.

    Вместо грез о несбывшемся, предлагает людям понятный и реалистичный план по достижению целей. Да, это будет не чудо, свалившееся с неба, а работа, которая потребует усилий и упорства. Но именно такая работа и позволяет творить настоящие чудеса.

    Причина 4. Управлять своей жизнью

    Одно из самых неприятных чувств — это чувство, что от тебя ничего не зависит. Но именно с этим чувством и живут сегодня многие люди. Они словно дрейфуют по течению: утренняя маршрутка, работа, вечерняя маршрутка, социальные сети, воскресные телепередачи, кредиты, ипотека… Они пассивно созерцают то, что с ними происходит, но не в состоянии ничего изменить. Им кажется, что у них просто нет другого выбора.

    Однако это не так. И главная идея заключается в том, что свою жизнь можно и нужно планировать. Человек способен сам выбрать, где ему жить, с кем общаться и где работать, на что тратить свое время и в каком направлении развиваться. нужен людям для того, чтобы встать с пассажирского кресла и начать самостоятельно управлять своей судьбой.

    Можно ли обойтись без ?

    Сразу оговоримся: совсем уж без люди не обходятся. Они всегда, так или иначе, используют его элементы.

    Например, человек всегда мысленно прикидывает, чем он займется сегодня и что он будет делать прямо сейчас. Он пытается придерживаться распорядка дня, пусть даже непостоянного или нерационального. Он пытается понять, что для него важно, а что не очень, и обычно способен сформулировать свои ближайшие цели.

    Именно такой «спонтанный » использовался человечеством на протяжении долгих веков. С ним вполне можно жить и даже добиваться. Другое дело, что он никогда не сможет дать того, что дает полноценное «управление временем».

    Ведь современный — это уже не просто набор случайных рецептов. Это целая наука, впитавшая в себя элементы психологии, экономики, математики и других дисциплин. Сегодня он предлагает человеку готовые решения почти на все случаи жизни: от учебы в школе, до руководства крупными компаниями.

    Можно ли обойтись без такого, сознательного ? Да, можно. Вряд ли он понадобится человеку в следующих случаях:

    Если у него нет ни возможности, ни смысла планировать свое время. Иногда бывает так, что любые планы и цели внезапно теряют всякое значение. Например, тяжелая болезнь, сильное горе и другие ситуации, в которых рушится вся жизнь.

    Если его все устраивает. Некоторым людям не нужно никуда стремиться, менять, планировать и упорядочивать. и без того вполне успешен и удовлетворен своей судьбой (скажем, потомственный рантье). нравится тот образ жизни, который он ведет. живет в гармонии с собой и не видит смысла стремиться к большему. Все это личный выбор человека.

    Если у него нет крупных целей. Если амбиции не простираются дальше урожая на даче, воскресных шашлыков и ремонты любимой машины, то спонтанного планирования будет вполне достаточно.

    Во всех остальных случаях все же стоит задуматься об использовании или хотя бы отдельных его элементов.

    Ссылка на основную публикацию